Documentation technique Bon à payer

Description des exemples de flux

Les exemples de flux livrés avec le connecteur personnalisé permettent de mettre en œuvre le circuit d’affectation de bon à payer définit dans la base de données comptable.

Ces exemples ne sont donc utilisables qui si la gestion des bons à payer est activée dans la base comptable.

Dans le cas où le circuit d’affectation du bon à payer est positionné sur le niveau de validation Responsable financier uniquement, c’est le flux Approbation BAP – Responsable financier uniquement qu’il faudra activer.

Dans le cas où c’est le niveau de validation Acheteur et responsable financier qui est paramétré, il faudra alors activer le flux Approbation BAP – Acheteur et responsable financier.

De plus, les opérations de modification du statut des bons à payer sont réalisées en temps réel. Cela signifie que ces opérations ne pourront pas aboutir si par exemple, le bon à payer est verrouillé par Sage 100 Comptabilité (Journal / période en cours d’utilisation).

Fonctionnement

Le fonctionnement général de ces deux flux est similaire. Ils se déclenchent par défaut une fois par jour pour aller rechercher dans la base comptable tous les bons à payer avec le statut A valider.

La fréquence d’exécution des flux peut être modifiée en redéfinissant les paramètres de l’action Fréquence d’exécution :

La seule différence entre les deux flux concerne le nombre d’approbation nécessaire pour traiter un bon à payer :

Approbation BAP – Responsable financier uniquement La demande d’approbation du bon à payer est transmise directement au Responsable financier de la société. Celui-ci a la possibilité, en acceptant la demande, de passer le statut du bon à payer au statut Bon à payer. Lorsque la demande est rejetée, le statut du bon à payer passe alors au statut En attente.
Approbation BAP – Acheteur et responsable financier La demande d’approbation est d’abord transmise au collaborateur définit en tant qu’acheteur sur le fournisseur de l’écriture comptable associée au bon à payer. Lorsque l’acheteur approuve la demande d’approbation, le bon à payer passe au statut Conforme et nouvelle demande d’approbation est alors transmise au responsable financier (la suite du flux est alors la même que pour le flux Approbation BAP – Responsable financier uniquement). Dans le cas où l’acheteur rejette la demande d’approbation, un mail est envoyé au responsable financier pour le notifier du motif du rejet, et le statut du bon à payer passe en Non conforme.

Quel que soit le flux, les bons à payer ne seront traités que s’il existe au moins un collaborateur avec le profil Responsable financier dans la base de données Sage 100.

Base de données utilisée par les processus

Les flux sont mono société, c’est-à-dire qu’ils n’accèdent qu’à une seule base de données. Le nom de la base de données utilisée par les flux est par défaut défini sur la société BIJOU.

Pour spécifier le nom de la base de données sur laquelle vous souhaitez que les flux s’exécutent, il convient de modifier l’action nommée Définir le nom de la société pour laquelle le flux doit s’exécuter pour affecter le nom de la société souhaité.

Les flux s’exécutent avec le compte utilisateur Office pour lequel les flux ont été importés. Ainsi, il est nécessaire d’autoriser ce compte utilisateur à accéder à la base de données. Cette manipulation s’effectue en associant l’adresse e-mail du compte Office à un compte utilisateur de la base Sage 100. Par exemple, si les flux ont été importés dans le portail Power Automate du compte [email protected], il sera nécessaire d’associer cette adresse email à un utilisateur de la base Sage 100 :

Après sélection de la base de données, les flux stockent l’identifiant de la société dans la variable companyId.

La conservation de l’identifiant de la base de données est nécessaire puisqu’il doit être renseigné dans chaque action nécessitant un accès à la base de données Sage 100, par exemple :

Identification des bons à payer à traiter

Comme indiqué précédemment, les flux se déclenchent par défaut une fois par jour pour aller rechercher tous les bons à payer au statut A valider.

Pour empêcher qu’un bon à payer ne soit soumis plusieurs fois à approbation, un mécanisme de flag est mis en place. Ce mécanisme s’appuie sur la création de fichiers dans l’espace OneDrive Entreprise. Le comportement est le suivant :

Lorsqu’un bon à payer entre dans le flux, une vérification est faite sur l’existence d’un fichier ayant pour nom : [Id du bon à payer][id de la société].

Le répertoire par défaut utilisé pour la gestion de ces fichiers est le répertoire racine de OneDrive Entreprise. Cet emplacement peut être redéfini en modifiant le paramètre Valeur de l’action Définir le répertoire utilisé pour l’identification des BAP.

S’il existe un fichier portant le nom [Id du bon à payer][id de la société] dans l’emplacement OneDrive, cela signifie que ce bon à payer est déjà en cours de demande d’approbation, le flux n’en tient donc pas compte et s’arrête.
S’il n’existe aucun fichier portant le nom [Id du bon à payer][id de la société] dans l’emplacement OneDrive, ce bon à payer entre alors dans le circuit d’approbation du flux.
Tant que le bon à payer n’aura pas passer toutes les étapes de validation du flux (Approbation acheteur et/ou approbation responsable financier) le fichier est conservé dans l’espace OneDrive.
Lorsque le bon à payer est passé par toutes les étapes d’approbation du flux, le fichier portant le nom [Id du bon à payer][id de la société] est alors supprimé de l’espace OneDrive.

En cas d’erreur d’exécution du flux (bon à payer en cours d’utilisation dans la comptabilité empêchant toute modification de statut par exemple), le fichier [Id du bon à payer][id de la société] n’est pas supprimé. Il sera nécessaire de le supprimer manuellement pour que le bon à payer y correspondant puisse entrer à nouveau dans le circuit d’approbation du flux.

Gestion des collaborateurs pour l’attribution des approbations

Dans les flux, pour démarrer une demande d’approbation, il est nécessaire de renseigner l’adresse email de l’utilisateur Office auquel la demande doit être attribuée.

Pour obtenir cette information, les flux vont aller rechercher l’adresse email de l’utilisateur Sage 100 associé au collaborateur à qui la demande d’approbation doit être attribuée.

Exemple : rechercher l’adresse email du responsable financier

Dans un premier temps, les flux récupèrent la liste des collaborateurs ayant le profil Responsable financier en exécutant l’action :

Lors du parcours de la liste, la variable directeurFinancierEmail est initialisée avec la valeur de l’adresse UPN (User Personal Name) du collaborateur. Cette adresse correspond à l’adresse email de l’utilisateur associé au collaborateur. Par exemple, pour le collaborateur responsable financier FEIN Laure, c’est l’utilisateur FEIN qui lui est associé :

La valeur de la propriété UPN retournée pour ce collaborateur correspond à l’adresse email définie sur l’utilisateur FEIN : [email protected].

Les flux ne gèrent qu’un seul responsable financier. Ainsi, si dans la base comptable plusieurs responsables financiers ont été définis, c’est l’adresse UPN du dernier collaborateur de la liste qui sera utilisée pour démarrer la demande d’approbation.

Exemple : rechercher l’adresse email d’un acheteur et responsable financier

Pour le flux Approbation BAP – Acheteur et responsable financier, le comportement pour rechercher l’adresse UPN du collaborateur acheteur est similaire à celui précédemment décrit (adresse e-mail de l’utilisateur associé au collaborateur acheteur). La différence concerne les données utilisées en entrée, puisque dans ce cas le flux va rechercher l’adresse email de l’utilisateur associé au collaborateur défini comme acheteur sur le fournisseur de l’écriture comptable du bon à payer.

Modification du statut des bons à payer

La modification du statut des bons à payer est réalisée par les actions :

Accepter le bon à payer (statut conforme)
Rejeter le bon à payer (statut non conforme)
Payer le bon à payer (statut bon à payer)
Bloquer le bon à payer (statut en attente)

Les deux premières actions ne sont implémentées que dans le flux Approbation BAP – Acheteur et responsable financier.

Pour que les actions puissent modifier le statut des bons à payer, autre que les paramètres identifiants la société et le bon à payer, il est également nécessaire d’affecter l’adresse email de l’utilisateur avec lequel l’action doit être exécutée.

Cela permet notamment de vérifier que l’utilisateur a bien les droits pour exécuter cette action.

Sur ces étapes de modification de statut, il est également possible de renseigner le commentaire qui sera affecté au bon à payer.

Sur les actions Payer le bon à payer et Bloquer le bon à payer du flux Approbation BAP – Acheteur et responsable financier, le commentaire est composé du commentaire saisi lors de l’approbation / rejet du bon à payer par le responsable financier avec le commentaire saisi lors de l’approbation par l’acheteur.